Wil jij ook betere rapportages?

In bijna elke organisatie wordt er gerapporteerd. Op een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse basis worden rapportages opgesteld. Op zijn minst worden ieder kwartaal en jaar bepaalde cijfers toegelicht en vaak visueel gemaakt in al dan niet fraaie rapportages. Rapportages die de organisatie veel werk en tijd kosten om op te stellen. Er schuilen veel verborgen kosten bij de totstandkoming van deze rapportages.

Uit onderzoek blijkt dat slechts een heel klein deel van deze rapporten door het management ook daadwerkelijk worden gelezen en er actie wordt ondernomen naar aanleiding hiervan. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Bijvoorbeeld omdat veel managementrapportages te lang zijn, veel te veel informatie bevatten en te weinig structuur maar vaak ook niet afgestemd zijn op de doelstellingen en missie van het bedrijf.

Wil je dat de rapportages binnen jouw bedrijf een toegevoegde waarde gaan leveren, denk dan aan de volgende tips:

Begin bij de doelstellingen van het bedrijf: wat vinden wij belangrijk, waar is ons succes als organisatie van afhankelijk? Leidt daarvan af met welke KPI’s je dit wil gaan meten. KPI’s zijn de kritische prestatie indicatoren die je inzicht geven over de stand van zaken van de belangrijkste processen in je organisatie. Afhankelijk van het type organisatie en doelstellingen kan je gaan kijken naar sales, marketing, productie, personeel, milieu-impact, inkoop en andere belangrijke bedrijfsonderdelen;

• Zorg dat de informatie in de rapportages aansluit bij de doelstellingen van het bedrijf. De doelstellingen van een bedrijf zijn toekomstgericht. Zorg dat de rapportages een middel zijn om te toetsen in hoeverre doelstellingen op termijn gehaald kunnen gaan worden. Op deze manier kan het management ook tijdig besluiten bij te sturen;

• Werk met een dashboard met daarin de belangrijkste stuurinformatie. Een dashboard geeft de gebruiker in één oogopslag informatie over de belangrijkste KPI’s en geeft richting aan de analyse die gedaan kan worden. Visuele weergaven helpen de snelheid van lezen en vergroten daarmee het effect van het dashboard;

• “Less is More” :  Zorg dat de rapportages beknopt weergeven hoe de stand van zaken is. Vaak worden uitgebreide analyses en verklaringen gegeven op de cijfers. Met als gevolg dat een groot deel niet gelezen wordt omdat het simpelweg te uitgebreid is. Beperk je tot de belangrijkste punten. Waar gaat het echt mis? Welke aanzienlijke risico’s loopt de organisatie?

• Visualiseer met behulp van grafieken. Omdat er vaak veel informatie voor handen is, werkt het goed om het nodige te visualiseren door middel van grafieken. Vaak kan men dan in één oogopslag al de nodige informatie inzien;

• Vaak wordt vergeten dat rapportages dynamisch zijn en mee moeten veranderen met de organisatie. Naarmate een organisatie groeit zullen andere KPI’s belangrijker worden;

• In de praktijk wordt vaak vergeten om de gebruiker van de rapportages, de managers, eigenaars of analisten een goede uitleg te geven van hoe het rapport te gebruiken is. En daarbij bedoel ik niet de uitleg over de knoppen, maar hoe de informatie geïnterpreteerd moet worden;

• Bespreek de managementinformatie en maak hiervan een actielijst. Het is namelijk van groot belang dat er ook actie komt op de managementinformatie. Wat kan men doen om een aantal zaken bij te sturen? Wie gaat hier mee aan de slag? Wat is het doel voor het volgende kwartaal?

Bent u als ondernemer toe aan goede managementinformatie? Wij bieden de dienst “Controller For a Day” aan, waarbij bovenstaande zaken de aandacht krijgen die nodig is. Ik kan u helpen uw rapportages te verbeteren en daarmee uw financiële inzicht te vergroten.

Neem contact met mij op voor meer informatie.