Tips voor het opstellen van goede KPI’s

Elke organisatie ontwikkelt een bepaalde strategie om succesvol te kunnen zijn in zijn werkveld. Op basis van de strategie zijn de lange termijn doelen vaak wel bekend. Om in de dagelijkse praktijk hiermee rekening te houden is het belangrijk doelen voor de korte termijn op te stellen. Dit noemen we ook wel de operationele doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen kan beoordeeld worden of de organisatie er in slaagt om de geplande strategie daadwerkelijk waar te maken. De Key Performance Indicatoren (ofwel kritische prestatie indicatoren) zijn de variabelen die kunnen helpen de prestaties van een organisatie te beoordelen. Van daaruit kan eventueel de organisatie bijgestuurd worden of kunnen aanpassingen worden gedaan.

Zorg dat de KPI’s aansluiten bij de missie en visie van het bedrijf

De lange termijn doelstellingen zijn een goede leidraad bij het opstellen van de KPI’s. Waar je op stuurt bepaalt vaak ook waar personeel zich voor in gaat zetten en kan dus bepalend zijn voor de manier waarop het werk wordt gedaan.

Zorg dat de KPI’s eenvoudig vast te leggen zijn

Als de prestatie-indicatoren eenmaal zijn vastgesteld, moeten deze nauwkeurig worden bijgehouden door de organisatie. Zorg ervoor dat de informatie met weinig inspanning kan worden verzameld en verwerkt. Een goed administratief systeem is hierbij een must. Voor een optimaal overzicht is het handig als gegevens worden weergegeven in een dashboard en visueel worden gemaakt in grafieken.

Zorg dat de KPI’s specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden zijn:

• • Specifiek: maak de KPI’s zo concreet mogelijk zodat ze maar voor één uitleg vatbaar zijn;
  • Meetbaar: om de KPI te kunnen volgen, moet je hem ook kunnen meten in een getal;
  • Acceptabel: KPI’s dien vanzelfsprekend geaccepteerd te zijn, met andere woorden, de mensen die voor de realisatie verantwoordelijk zijn, dienen het met de KPI eens te zijn;
  • Realistisch: als een doel niet realistisch is, dan zal men zich niet kunnen inzetten om dit doel te bereiken;
  • Tijdsgebonden: er dient een tijdsbestek aangegeven te worden waarbinnen de KPI gerealiseerd dient te worden.

Zorg voor een overzichtelijk aantal KPI’s, sla niet door in het opstellen van KPI’s

Een veel voorkomende valkuil is het opstellen van teveel KPI’s. Men verliest dan het overzicht. Zorg dat alleen de KPI’s worden gemeten die echt van belang zijn voor de organisatie en het behalen van de lange termijn doelstellingen. Sommige cijfers zijn alleen nice to know en niet van kritisch belang voor de organisatie!

Betrek het personeel bij het opstellen van de KPI’s

Dit levert waardevolle input op omdat je gebruik maakt van alle kennis en ervaring binnen de organisatie. Ook creëer je meer draagvlak binnen de onderneming. Je kunt er zelfs voor kiezen personeel eigenaar te maken van bepaalde KPI’s door middel van beoordeling in functioneringsgesprekken.  Alleen het opstellen en bijhouden van KPI’s is niet voldoende. Het is van groot belang de resultaten op een goede manier te analyseren en te interpreteren. Als Controller For a Day kan ik de organisatie helpen KPI’s op te stellen en te analyseren. En de organisatie helpen de juiste beslissingen te nemen om doelstellingen, processen en activiteiten bij te sturen, te verbeteren of te veranderen.

Over Wijnveld Advies

Wij bieden de dienst “Controller For-A-Day” aan. Hierbij kan de klant beschikken over een ervaren allround controller voor een afgesproken aantal uren per week, kwartaal of jaar. Zodoende kunt u beschikken over een financiële partner die sturing en advies kan geven. Ideaal voor de groeiende MKB-Ondernemer.