Hoe ziet het ook alweer met de bewaarplicht?

Bewaartermijnen van financiële stukken van uw bedrijf en hoe zit het ook alweer met de bewaarplicht? Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn of haar administratie 7 jaar te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. De Belastingdienst kan op een willekeurig moment uw administratie opvragen ter controle, waardoor u verplicht bent alle gegevens van de afgelopen 7 jaar ter inzage te geven.

Waaruit bestaat dan een volledige administratie?

Een administratie bestaat uit alle gegevens van de onderneming die zijn vastgelegd op papier, of in digitale vorm.

Het gaat dan over:

• Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Tussentijds gemaakte controle berekeningen
• Bankrekeningen
• Afspraken boeken en agenda’s
• Correspondentie
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Software en data

Zoals het laatste punt al aangeeft, gaat het dus ook om bestanden die zijn opgeslagen op usb-sticks, in de cloud, cd-roms en dvd’s. Zorg er ook voor dat uw digitale archief goed op orde is en dat er voldoende backups gemaakt worden. De meest praktische oplossing is een cloud dienst zoals Onedrive, Icloud of Google Drive.

Het is verstandig om ook de uren die u en uw eventuele partner aan de onderneming besteden vast te leggen. De zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek zijn bijvoorbeeld afhankelijk van het aantal uren die u aan de onderneming besteedt.

Vanaf wanneer gaat de bewaarplicht in?

Dat is afhankelijk van de factuur, bonnetje of opdrachtovereenkomst. De Belastingdienst kijkt naar de actuele waarde van een document. Zolang het actueel is, hoort het bij de (jaar)administratie. Daarna gaat de bewaarplicht in.

Hoe bewaar ik mijn administratie?

In principe bewaart u de administratieve gegevens in de oorspronkelijke vorm. Op papier of digitaal. De Belastingdienst eist namelijk dat de oorspronkelijkheid en de inhoud van de gegevens juist zijn. Het is toegestaan administratieve gegevens te converteren. Hiermee wordt bedoeld: het overzetten van de administratie, bijvoorbeeld van papier naar digitaal. Er zijn aan deze handeling echter wel de volgende voorwaarden verbonden:

• Alle gegevens moeten worden overgezet
• De inhoud blijft hetzelfde en wordt dus correct overgezet
• De nieuwe drager van de gegevens moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn
• De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd gereproduceerd en leesbaar zijn
• De Belastingdienst moet de gegevens binnen een redelijke tijd kunnen controleren
• De uitkomsten van de interne controle moeten bewaard zijn

Neem contract met de Belastingdienst voordat u de administratie gaat overzetten, zodat u er zeker van bent dat het geen problemen oplevert.

Uitzonderingen

Administratie met betrekking tot onroerende zaken moeten langer bewaard worden, namelijk 10 jaar. Dit heeft te maken met de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

De basisgegevens moet u in ieder geval 7 jaar bewaren. Dit zijn:

• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Grootboek
• Voorraadadministratie
• Loonadministratie

Over Wijnveld Advies

Wij bieden de dienst “controller for a day” aan. Hierbij kan de klant beschikken over een ervaren all-round controller voor een afgesproken aantal uren per week, kwartaal of jaar. Zodoende kunt u beschikken over een financiële partner die sturing en advies kan geven. Ideaal voor de groeiende MKB-Ondernemer.